Cómo se lleva a cabo y cuáles son los componentes de la planeación de un evento deportivo

Los eventos en general son fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen diversos objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de personas. 

Los eventos se caracterizan por el nivel relativo de complejidad e incertidumbre asociados a ellos. Con el concepto incertidumbre nos referimos a la situación de duda inicial en la planificación de los eventos respecto al volumen de participación, al coste total, o más relacionado con nuestro campo, al volumen de información a generar. La complejidad de un evento hace referencia a su estructura organizativa. Dependiendo del grado de complejidad, requiere de los organizadores la aplicación de distintos niveles de gestión y la satisfacción de distintas demandas.

 Estos dos aspectos son de gran importancia al trabajar con eventos, ya que conllevan un cierto factor de riesgo en la organización. Podemos caracterizar los eventos, por los siguientes principales aspectos: unicidad, no repetitibilidad, intangibilidad, altos niveles de contacto personal e interacción, intensidad del trabajo y escala temporal limitada. Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles. Los primeros corresponden al del evento, por ejemplo la emoción de una competición. Los elementos tangibles son productos complementarios de los primeros, como por ejemplo, los productos de comercialización. 

Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan opinión pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento. La organización de eventos deportivos requiere de sistemas de información que sirvan como herramienta para la gestión eficiente y de éxito del evento. Cuanto más complejo sea el evento, más necesaria será la intervención de los profesionales de la información y la documentación en la definición de las políticas de gestión documental y de la información en el sí de la organización. La gestión de la información y documentación de eventos deportivos ha de ser llevada a cabo por profesionales, capaces de analizar el entorno informativo de la organización y sus necesidades de información, de definir y establecer los sistemas necesarios para satisfacer las necesidades de los diferentes actores durante todas las fases que transcurren en la organización de eventos y capaces de planificar el legado de esta información y documentación.

Ejemplicifcando, para un evento deportivo , se necestia de la información de qué es el deporte, como se lleva a cabo el mismo, las reglas y todo lo relacionado con éste; con base en eso se podrá realizar la planeación del evento deportivo.